W życiu odbywamy wiele różnych podróży. Co jakiś czas wyjeżdżamy na urlop wypoczynkowy z rodziną, podróżujemy by zwiedzić świat, chętnie ruszamy śladem zabytków. Ale jeśli czynnie pracujemy zawodowo, to zdarzają nam się także podróże służbowe. Szef wysyła nas na nie zazwyczaj co kilka miesięcy, ich celem jest nabycie nowej wiedzy i doświadczenia zawodowego.
Jak przygotować się do wyjazdu w delegację?
Wiele zależy od tego, w jakie miejsce jesteśmy oddelegowani. Czy wyjeżdżamy gdzieś nie daleko, czy wręcz przeciwnie na drugi koniec za kraju, a nawet za granicę. Wiele też zależy od długości wyjazdu, ile dni będziemy poza domem. Kolejną ważną kwestią jest to czy będziemy zakwaterowani w hotelu czy w zupełnie innym przybytku. Takie informacje możemy uzyskać od swojego szefa jeszcze przed wyjazdem. Wtedy będziemy wiedzieć czego się spodziewać i jak się przygotować na wyjazd w delegację.
Zakwaterowanie w hotelu
Jeżeli nasz wyjazd na delegację zakończy się zakwaterowaniem w hotelu, wtedy o wiele łatwiej można się spakować na taką okoliczność. Hotele dbają o swoich gości, zapewniają im dostęp do podstawowych kosmetyków, pościeli i ręczników, zapewniają także szlafroki kąpielowe. To duże udogodnienie, bo wówczas nie trzeba zabierać ze sobą tyle rzeczy i akcesoriów. Z pewnością mieszkając w hotelu przez określony czas można się nie martwić o jedzenie, bo restauracje hotelowe działają bez zarzutu i oferują szeroki wybór produktów do spożycia o każdej porze dnia. Dlatego wyjeżdżając w delegację do hotelu, wystarczy zabrać dokumenty potrzebne do pracy i kilka ubrań na zmianę.
Jaki może być cel wyjazdu delegacyjnego?
Szef może nas wysłać na wyjazd w delegację w różnych celach. Może on wyznaczyć swojego delegata, który zastąpi go na ważnym spotkaniu czy będzie go reprezentował na jakimś wystąpieniu. Najczęściej jednak wyjazdy w delegację mają miejsce wtedy, gdy pracownicy danej firmy wdrażają się w jakieś nowe techniki pracy, uczą się nowych rzeczy, zdobywają doświadczenie. Takie wyjazdy są bardzo potrzebne w każdej firmie, dzięki nim pracownicy firmy stają się bardziej doświadczeni, wykształceni i wydolni. Zdobytą wiedzę na takich wyjazdach, wykorzystają później w pracy, nic więc dziwnego, że większość pracodawców chętnie wysyła swoich pracowników na wyjazdy delegacyjne.
Delegacja służbowa za granicę
Zdarza się, że pracodawca wysyła swojego pracownika w podróż służbową poza granice naszego kraju. Taki wyjazd musi być dobrze zorganizowany, bo pracownik uzyska zwrot wszelkich poniesionych kosztów w podróży. Jedynym warunkiem jest okazanie wszystkich faktur i rachunków z podróży. Najważniejsze są bilety przewozowe (samolotowe, autobusowe, kolejowe), rachunki z restauracji za żywienie w czasie wyjazdu służbowego, faktury za pobyt w hotelu, a także rachunki na drobne wydatki, które były niezbędne w czasie tej podróży. Na wszystkich rachunkach i fakturach muszą się znaleźć daty, dzięki temu całą delegację będzie można bardzo łatwo rozliczyć. Pracodawca firmy, który wysyła swojego pracownika w delegację za granicę, musi mu wynagrodzić ten wyjazd także w postaci premii i oczywiście opłacić wszystkie jego rachunki, które pracownik musiał sam zapłacić w podróży.
